الاتصال المؤسسي منهج للتطوير والبناء

الكاتب: ريم زيدان ابوعالول

لم يعد الاتصال المؤسسي شعارا يرفع، بل اصبح منهجا اداريا يلعب دورا رياديا ومحوريا في تطوير اداء المؤسسة بكل تصنيفاتها وانواعها في عالم يتصف بحدة المنافسة والقدرة على مواكبة التطور والتقدم التقني و البقاء في السوق المفتوحة والمزدحمة، والاهم من ذلك القدرة على الوصول الى الجمهور والاستحواذ على حصة من السوقباستخدام الادوات والوسائل الاكثر نجاعة بهدف تحشيد الجمهور وكسب دعمهم بل وتبنيهم للرسالة التي تود المؤسسة ايصالهابغية اقناع الجمهور بهذه المؤسسة.

اصبح الاتصال المؤسسي "في عالمنا اليوم" علم له اصوله وقواعده ومنهجية عمل يقوم عليها،  لما له من اهمية في حياة المؤسسة وأثر على تطوير أدائها وبنائها من خلال انتشارها في المحيط بل في الفضاء الذي تعمل به، كما اكتسب الاتصال المؤسسي اهمية استثنائية في عالم اليوم كونه اصبح البوابة التي تفتح امام المؤسسة لتشكل رقما في عالممليءبالصراع والمنافسة لكسب السوق والزبائن ، فكما يعد ايضا هو الباروميتر الذي يعكس مكانة المؤسسة واداؤها على الصعيدين الداخلي والخارجي، فعلى الصعيد الداخلي يوحد وينظم الجهد والعمل ، اما على الصعيد الخارجي فهو يحشد ويفتح افاق للمؤسسة ويكسب زبائن ،و مما لاشك فيه ان نجاح أي مؤسسة يقوم بالأساس على ركيزة اساسية وهامة جدا هي الاتصال المؤسسي الفعال الذي من خلاله نصل برسالتنا الى اوسع جمهور، كما يحمل هذه الرسالة طاقم عمل منسجم ويعي مسؤولياته بدقة تقوده ادارة ناجحة قادرة على الوصول بالمؤسسة نحو العلى والتميز.

ما المقصود بالاتصال المؤسسي؟ 

الاتصال المؤسسي هو تناول المعلومات داخل المؤسسة من خلال مجموعه من الممارسات التي تمكن المؤسسة من تنظيم الاتصالات الخارجية والداخلية للتطوير والحفاظ على العلامة التجارية للشركاء والجمهور، كما يعرف على انه العملية الادارية التي توفر اطارا للتنسيق الفعال للاتصالات الداخلية والخارجية جميعها، وانشاء وبناء السمعة المؤسسية والحفاظ عليها،ونجد ان هذا النوع من الاتصال اليوم هو رؤية استراتيجية تبدأ بالتخطيط ضمن رسالة لهوية المؤسسة تنفذ من خلال البرامج والانشطة والمبادرات لبناء وتطوير اداء المؤسسة وتعزيز مكانتها، وتوثيق العلاقة مع وسائل الاعلام المتنوعة عبر ابراز الانجازات والخدمات مرورا ببناء السمعة،وتعزيز الاتصال المجتمعي بمبادرات هادفة . ان بداية الاتصال المؤسسي تكون من داخل المؤسسة مع الموظفين وذلك لخلق الرضا الوظيفي وترسيخه والعمل على تلبية احتياجاتهم كونهم سفراء المؤسسة، وهذا ينعكس بحد ذاته على بيئة العمل وتطورها، وزيادة الاداء الوظيفي والانتاج والعطاء في المؤسسة.

الاتصال المؤسسي اداة بناء:
بناء المؤسسة بطريقة علمية وعلى اسس واضحةهوسر نجاحها لهذا تستخدم كافة الموارد والامكانيات لهذا الغرض وفي المقدمة منها يتم استخدام الاتصال المؤسسي كأحد اهم روافد العمل، حيث يعني تحقيق الاهداف مكافاة عالية وتكاليف اقل من خلال وضع المهام والمسؤوليات وعدم تداخل الصلاحيات، ووضوح المرجعيات، الامر الذي يحتم على وجود هيكل تنظيمي واضح بالعلاقة والمسؤولية من الاسفل الى الاعلى والعكس ايضا، فبدون هذا لا نستطيع ممارسة الاتصال المؤسسي الداخلي والخارجي بشكل صحيح، لهذا يعد الاتصال المؤسسي احد اهم روافع البناء المؤسسي ويساهم في حل الازمات والخلافات التي قد تحدث بين الموظفين من خلال توجيه الاختلافات والصراعات نحو المصلحة والاتحاد، كما يعمل على تفعيل العمل الجماعي وترابط الموظفين مما يتيح المجال للتعارف والاحتكاك والتضامن، وبالتالي العمل بروح الفريق الذي يؤدي الى سلامة البناء في المؤسسة. 
ان ترابط وتكاتف الموظفين بالمؤسسة يؤدي الى توحيد الجهود وسهولة التواصل وبالتالي حمل رسالة المؤسسة بشكل واضح، والعمل بشكل جماعي وجهد موحد لإيصالها الى جمهورها بهدف تطويروترسيخ الصورة الذهنية الجيدة للمؤسسة ورفع مكانتها في السوق و كسب التأييد والدعم والمساندة، كما ان العلاقة الإيجابية الجيدة داخل المؤسسة تساهم في تبادل المعرفة وكسب الخبرات عبر قنوات اتصال واضحة وسلسة الأمر الذي يرفع مكانة المؤسسة ويساهم في تعزيز بناؤها الداخلي والخارجي.

يعتبر الاتصال المؤسسي بشتى انواعه ونماذجه من الركائز الاساسية التي تعتمد عليها المؤسسات في تحقيق جملة من اهدافها، ويكمن اساسها في التأثير على عملائها وزبائنها وجمهورها عبر حمل رسالتها بطريقة احترافية قائمة على الوضوح والثبات، مما يعطي عملية الاتصال الداخلي اهمية بالغة لتحسين نوعية ادارة كافة الانشطة والمهام في المؤسسة، حيث توفر قنوات الاتصال الفعال المعلومات بشكل سريع بغرض ايجاد نوع من التفاهم المتبادل بين العاملين والمسؤولين من جهة وبين العاملين والمكلفين بالاتصال مع الجمهور الخارجي من الجهة الاخرى، بهدف ايجاد فهم مشترك وثقة متبادلة، الأمر الذي يؤدي الى رفعة مكانة المؤسسة والاستطاف حولها وحمل رسالتها بشكل يجعل لها مكانة في السوق وفي مجال عملها.

ما اهمية التطوير في اداء المؤسسة؟؟

لاشك ان التطوير في اداء أي مؤسسة هو الشغل الشاغل لإدارتها، ويتم ذلك من خلال تبني العديد من الخطط والبرامج والاستراتيجيات وفي المقدمة منها عملية الاتصال المؤسسي، والذي يتم عبر توحيد المفاهيم والاليات المتبعة من خلال الوضوح التام بالرسالة والطرق التي تتبناها المؤسسة لإيصال رسالتها الى الجمهور وزيادة حصتها السوقية وهو الهدف الاسمى لها .

ان عملية الاتصال المؤسسي والتي تعد اهم اركانها التواصل مع الجمهور الخارجي، والحصول على التغذية الراجعة، والتي تعد من اهم محاور تقييم العمل والذي يحتم على الادارة دراسة توجهات الجمهور واثر عملها، والاخذ بذلك بهدف الرقي بالمؤسسة وتطوير اداءها بما يحقق اهدافها، كما ان تبني سياسية اتصال ناجحة وتعمل على الاستخدام الامثل للموارد المتاحة بغية الحصول على افضل النتائج هو غاية الاتصال، كما ان استخدام وسائل الاتصال المكتوبة و المقروءة و المرئية والمسموعةوغيرها من الوسائل بهدف الوصول الى الجمهور وايصال الرسالة المحددة، كما تقوم عملية الاتصال المؤسسي بالدرجة الرئيسية على مبدأ التطوير، حيث يتم استخدام وسائل الاتصال لهذا الغرض ويقاس مدى نجاح عملية الاتصال المؤسسي بقياس مدى التطور الذي حصل على اداء المؤسسة وتقدمها. وهذ ما تعكسه عملية التغذية الراجعة التي هدفها تلمس حاجات واحتياجات الجمهور والعمل على تلبيتها .

المعيقات التي تواجه عملية الاتصال المؤسسي ؟
كما هو الحال بالنسبة لأي عمل ونشاط هناك بعض المعيقات التي تبرز وقد تحول دون اتمام العملية بشكل صحيح، وبالتالي عدم المقدرة على الوصول الى الهدف، أما ماله علاقة بعملية الاتصال المؤسسي هناك مجموعه من العوامل التي تؤثر على عملية الاتصال المؤسسي في المقدمة منها اللغة المستخدمة ودقة اختيار الكلمات وفق القيم والعادات والتقاليداي الخطاب الواضح والصريح والمفهوم بشكل كامل، وايضا كفاءة ادوات الاتصال المستخدمة والوسائل التي ان لم يحسن اختيارها فلن تكون اداة فعالة، وعلىسبيل المثال لا يمكن اختيار الجريدة الورقية وسيلة اتصال في مجتمع تكاد نسبة من يقرأ الجريدة لا تتعدى 2%، اضافة الى المكان الذي تتم فيه عملية الاتصال ، يجب ان يكون ملائمافلا يعقل اختيار ساحة مفتوحة لعرض فيديو او مسرحية ، هذه المعوقات التي تفرضها البيئة، والتي على الشخص القائم على الاتصال مراعاتها عند البدء والتنفيذ في عملية الاتصال المؤسسي هذا بشكل اساسي يتطلب معرفة الجمهور ومزاجه واحتياجه والتعامل معه وفق هذه المعطيات .

هنالك المعوقات التي تتعلق بالأفكار والتقاليد والمعتقدات فهي تؤثر على طريقة فهم المرسل والمستقبل للرسالة، وقد ينتج عنه ردة فعل غير طبيعية، وهنا يمكن تفادي هذه الاخطاء من خلال دراسة دقيقة للبيئة التي نعمل بها وفهما بشكل عميق بل وعميق جدا بحيث نكون قريبين جدا من الجمهور المستهدف والوسط الذي نعمل ولا ينظر لنا على اننا غرباء، كما أن الهيكل التنظيمي وطبيعة تركيبه للمؤسسات احيانا يشكل عائقا في عملية الاتصال اضافة الى الصعوبة في تحديد الصلاحيات والاهداف، يجب مراعاة العلاقة الإدارية التي يحددها الهيكل التنظيميبحيث تكون علاقة مرتبطة بسهولة الاتصال وسلاسة العلاقة سواء داخليا أو خارجيا وهذا الدور الذي يقع على عاتق الإدارة العليا في جعل الهيكل التنظيمي أداة لرفعة شأن المؤسسة وليس العكس. 

يمكن القول ان الاتصال المؤسسي المبني على أسس علمية ويعكس احتياج المؤسسة في كيفية تحقيق اهدافها وايصال رسالتها هو نفسه يشكل رافعة في البناء من خلال عكس الأدوات والوسائل التي يجب ان تتوفر في المؤسسةوادارتها وكادرها لتمام عملية الاتصال المؤسسي بشقيها الداخلي والخارجي فهو اداة بناء للمؤسسة وهيكلها وعلاقتها الداخلية ووضوح المسؤوليات وقنوات الاتصال والمرجعيات الإدارية ومعرفة الإمكانيات على المستوى الداخلي والذي يشكل الارضية الصلبة للانطلاق بجهد ورسالة واضحة واهداف دقيقة للعالم الخارجي .

ان تطوير اي مسؤولية يقوم على القدرة على مجاراة احتياجات الجمهور ومحاولة تلبية هذه الاحتياجات من خلال العلاقة المباشرة مهم وتلمس ما يريدون ومحاولة المؤسسة العمل على تلبية ذلك حيث يتم ذلك من خلال اشراكهم في تقيم العمل والخدمة والاداء عبر التغذية الراجعة والحوار المباشر معهم واللقاءات التي على الإدارة تلقفها والاخذ بها وتوظيف ما يلزم لتحقيق متطلبات رضا الجمهور والذي ينعكس على التأييد والحشد والدعم للمؤسسة واتساع جمهورها وزبائنها التي هي الغاية من عملية الاتصال المؤسسي اي المبني على اساس علمي ممنهج.

** المراجع:
1-     الضبط، نايف.( 2019) . الاتصال المؤسسي .www.nalthayt.blog.
2-    المسعودي،محمد.(2020).لماذا الاتصال المؤسسي.www.alarabiya.net.
3-    الجبلي، ملاك.(2020).الاتصال المؤسسي والتسويق.Coreersar.com.
4-    خبرة، شريفة.(2019). دور الاتصالات في تحفيز وتنمية الموارد البشرية .جامعة مدريد، الجزائر.
5-    فطيمة، مالك.(2015). تأثير واهمية المعلومات والاتصال على رفع اداء العاملين. 
6-    صبح، خالد.(2014).اثر عمليات توليد المعرفة التنظيمية كمتغير وسيط بين ابعاد المنظمة الساعية للتعلم وتحسين الاداء المؤسسي .جامعة الشرق الاوسط.